När du tänker på hur mycket teknik det finns där ute nuförtiden, från sms till uttryckssymboler till Facetime, är det ingen överraskning att konsten att skriva brev har gått vägen för hästen och vagnen. Formella brev är dock fortfarande nödvändiga för vissa specifika kretsar och omständigheter. Från att söka jobb till högskolor till att kommunicera med de få som fortfarande tar formaliteter på allvar i denna modiga nya värld. Nedan finns några användbara instruktioner om vad som krävs när man skriver ett formellt brev, så att både formalitet och professionalism kan upprätthållas, från det ögonblick personen tar emot och läser det.
Pappret
Det första man bör ta hänsyn till när man skriver ett formellt brev är det papper som brevet är skrivet på sig själv. Det är det som från början skiljer ett formellt brev från ett standardbrev mer än något annat: känslan och tjockleken på papperet. Vanligt vitt datorpapper kan teoretiskt sett vara acceptabelt, men sann formalitet och omsorg kan förmedlas med papper som är tjockare och har en unik off-white färg och ett subtilt mönster. Visst kommer det att kosta mer att köpa, men det kommer att räcka långt när man gör ett första intryck för läsaren av själva det formella brevet.
Brevpapper av något slag
Inte bara färgen och lagret på själva pappret gör ett starkt första intryck med ett formellt brev, utan det gör också brevhuvudet som används. Färgglada linjer, designade symboler, varumärke eller bara ett snyggt presenterat namn högst upp på sidan, eller längs sidans kanter, skapar en omedelbar känsla eller formalitet för läsaren. Detta kommer att vara ytterligare en extra kostnad men kommer att gå ännu längre i formalitetens område och vara värt kostnaden, om det är något brevläsaren bryr sig om.
Adresser
Adresser är inte bara avsedda för kuvert när man skriver formella brev - de är också för toppen av själva brevet. Börjar i det övre högra eller vänstra hörnet är ditt namn och adress. Detta kan också vara en del av brevhuvudet ovan. Under din adress, hur du än väljer att presentera den, finns namn och adress till den du skickar det formella brevet till. Om detta inte görs, kommer det omedelbart inte att kvalificeras som ett formellt brev, även om det kan verka onödigt.
Datumet
En annan liten men kritisk del av ett formellt brev är att lägga till datumet efter adresserna. Detta bör vanligtvis vara på motsatt sida av sidan där adresserna lades till. Datumet ska vara när brevet skrevs och månaden ska alltid skrivas ut medan dagar och år ska representeras numeriskt.
En formell hälsning eller hälsning
Varje formellt brev bör börja med en formell hälsning eller hälsning. Nu finns det specifika regler för detta också. Baserat på om du känner personen du skriver brevet till personligen eller med deras namn. Om du inte känner personen du skriver det formella brevet till, kommer den inledande hälsningen att vara 'Dear Sir or Madame'. Om du känner personen skriver du brevet till; öppningshälsningen kommer att vara 'Kära herr / fru / fru ' och efternamnet de går under. Naturligtvis betyder det att du behöver veta om de är gifta eller inte. Missförstå inte formaliteten och få en dålig start i ditt brev.
Brevets kropp
Brevets brödtext kan vara vad du vill att det ska vara när det kommer till ämne. Det bör dock skrivas i en formell stil som inte är stötande eller direkt förolämpande. Om det finns någon chans att så är fallet i brevet du skriver. Den bör också ha korrekt stavning och grammatik genomgående.
Skrivning kontra handstil
Att skriva är vanligtvis det föredragna och vanligaste sättet att skriva ett formellt brev. Detta beror på lätthet och bristen på bra handstilsförmåga i dessa dagar. Om du råkar ha stor handstilsförmåga och tid och energi att skriva ett brev för hand, kommer formaliteten i det att vara språng över alla andra formella brev som de flesta får. Såvida de förstås inte också har stor penna.
Välj ett formellt typsnitt
Om du väljer att skriva ditt formella brev, som de flesta gör, se till att du väljer rätt typsnitt. Välj inte något fånigt, som comic sans eller något som känns tecknat. Du och ditt formella brev kommer omedelbart att tas på mindre allvar, även om skriften är fantastisk och djupgående. Det är ett enkelt sätt att göra ett dåligt första intryck.
Avsluta brevet
När du är klar med att skriva brevet blir det att avsluta en av de viktigaste delarna. Det finns några olika slut du kan välja, som börjar med den sista hälsningen. Om du inte känner till personens namn räcker det med formaliteter som Yours Faithfully eller Best eller helt enkelt Yours. Om du känner till personens namn kommer formaliteter som Med vänlig hälsning eller Din vän att fungera bra. Sedan ska du skriva ditt namn med bläck om du skriver bokstaven och under signaturen sätta ditt inskrivna namn. Om du skriver brevet för hand, skriv ut ditt namn under signaturen, så att det är tydligt vem brevet kommer ifrån.
Kuvertet, adressen och stämpeln
Tekniskt sett är kuvertet, adressen och frimärket det första intrycket som kommer att göras på den som tar emot det formella brevet. Fast det har lite att göra med att skriva ett formellt brev i sig. Men om du vill att brevets bästa tänkbara intryck ska göras bör ett bra kuvert, snyggt och unikt frimärke och ett utmärkt formellt typsnitt eller typsnitt på adressen införskaffas. Det kommer att säkerställa att den som tar emot brevet kommer att ha en formell upplevelse från det ögonblick de tar emot det.